CoThink

Menu
  1. Nederlandse website
  2. English website
  3. Site francais
  4. Deutsche website

.Klanten

Klanten

Politie Nederland

Resultaat als referentie

vtspn-1.jpg‘De meldkamer is altijd bereikbaar: 24 uur per dag, 7 dagen per week’ staat te lezen op de website van Politie Nederland. Die belofte legt de lat hoog voor de beschikbaarheid van IT- en communicatiesystemen van de politie. Niet alleen de meldkamer maar ook C2000, het Geïntegreerd Meldkamer Systeem (GMS), 112 en NL-Alert moeten altijd werken. Om daar een belangrijke bijdrage aan te leveren, gebruiken Eva van Dulken en Cor Janssen het RATIO-model van CoThink om risico´s en problemen voor de communicatiesystemen in kaart te brengen en aan te pakken.

Visualiseren met Event Mapping

Het team van het Meldkamer Diensten Centrum (MDC) in Driebergen houdt de systemen nauwlettend in de gaten en weegt de risico’s af bij software updates of belangrijke veranderingen. En bij terugkerende situaties wordt het probleem tot aan de bron uitgezocht. Hiervoor wordt in de voorkomende gevallen een zogeheten Event Map volgens het RATIO-model van CoThink uitgewerkt.

RATIO-sessie

Eva van Dulken is release manager bij het MDC. En als het nodig is, zorgt ze samen met Cor Janssen, problem manager bij het MDC, voor een RATIO-sessie. Eva en Cor zijn twee van de vijf RATIO-facilitators die het MDC rijk is. Eva: ‘Als er zich een situatie aanbiedt waar we de risico’s van in kaart moeten brengen, kunnen we snel schakelen en een sessie beleggen met het team dat er bij betrokken is. We gaan dan als facilitator en coach met het team aan de gang.’ Als voorbeeld noemt Eva een recente situatie in Amsterdam. ‘Op een locatie in Amsterdam werd een verbouwing gepland. En om de systemen in de lucht te houden, moest gekeken worden of een bepaald installatiedeel misschien verplaatst, ingepakt of misschien wel omkooid moest worden. Met de betrokken partijen hebben we in een sessie alle risico’s in kaart gebracht met een RATIO-Risicoanalyse. Met flip-overs en stiften hebben we de risico’s in kaart gebracht en zijn de mogelijke scenario’s bepaald. Met die scenario’s is vervolgens een RATIO-Besluitvormingsanalyse uitgevoerd, waarbij een afgewogen keuze is gemaakt voor het ‘beste’ scenario. Uiteindelijk is dit plan door het project uitgevoerd, naar tevredenheid van alle betrokken partijen zoals de opdrachtgever, de klant en de leveranciers. Zo konden we ervoor zorgen dat de continuïteit van onze dienstverlening gegarandeerd bleef, ook tijdens de verbouwing.’ Terwijl het team de sessie uitvoert onder leiding van de facilitator, wordt door de coach op de achtergrond op de laptop meegeschreven in het sjabloon dat voor deze methode is ontwikkeld. Na de sessie wordt dit sjabloon gepresenteerd en afgerond. Zo heeft het team direct een heldere kaart van de situatie en staan er actiepunten en deadlines op papier die door de facilitator of projectleider worden bewaakt.

Succes delen

vtspn-2.jpgEen belangrijke factor in het succes van de RATIO-methode is de ondersteuning vanuit het MT. Het komt voor dat via het MT ook bij andere teams van Politie Nederland een Root Cause Analyse (RCA) wordt uitgevoerd door de facilitators van het MDC. ‘Bij mensen die nieuw met deze aanpak aan de slag gaan, merken we wel scepsis. ’Het zal mij benieuwen’ Maar daar steken we dan wat extra energie in. En dat maakt het voor ons ook leuker, want ook wij moeten steeds uit kunnen leggen waarom we dit doen’, aldus Eva. Zo zijn er uiteenlopende situaties te beschrijven en aan te pakken. Van knelpunten tussen afdelingen tot lastige besluitvormingstrajecten en technische problemen.

Cor: ‘We gaan niet voor elke storing gelijk een Event Map uitwerken. Maar zodra er terugkerende problemen zijn, loont het om de aanpak te gebruiken. Sterker nog, er wordt door de collega’s om gevraagd. En ook de leveranciers zijn er bij gebaat. Pas nog was er een probleem met de geluidsinstallatie in een meldkamer. Dat werkte niet lekker. Door het probleem gestructureerd uit te werken met de gebruiker, technische dienst en de leverancier, zijn we er achter gekomen dat het systeem goed was maar dat de werkafspraken herzien moesten worden. Dit zijn situaties waarbij je lang naar de verkeerde oplossing zoekt als je niet de juiste fout hebt benoemd.’

Als tweede belangrijke voorwaarde voor het succes van de methode noemt Cor het delen van dat succes. ‘Als een situatie is opgelost, moet je dat ook duidelijk communiceren en zorgen voor de opvolging van acties. Zo zorg je dat collega’s zien dat het werkt en heb je goed resultaat als referentie voor de volgende klus.’

Meer weten? Ron Vonk +310613140972 of e-mail

« Terug naar het overzicht
  1.  Faciliteren
  2.  Trainen
  3.  Implementeren
  4.  Contact